Estatuto y Reglamentos

REGLAMENTO DE TRANSPARENCIA DE LA AAMR
(Aprobado en reunión de Comisión Directiva el 6 de marzo 2021)

Este Código de transparencia y cumplimiento (compliance) recoge las principales recomendaciones nacionales e internacionales en materia de buenas prácticas institucionales y de entidades sin fines de lucro y los principios de responsabilidad social asociativa.

Los siguientes principios están basados en los estatutos vigentes de la AAMR a la fecha.

1. La AAMR, sin perjuicio del cumplimiento de sus obligaciones legales, se someterá anualmente a una auditoría externa de ser solicitado.

2. La AAMR hará públicas sus cuentas anuales y su memoria de actividades, así como cualquier otra información relevante referida a su actividad, a través de los canales de acceso a la información.

3. La AAMR proporcionará a sus asociados y colaboradores información sobre los proyectos que desarrolle, el destino de sus aportaciones y los resultados obtenidos de acuerdo a los estatutos vigentes.

ARTÍCULO 1: COLABORACIÓN PÚBLICO PRIVADA

a. La AAMR colaborará con otras entidades, organismos, instituciones y empresas del sector público y privado para desarrollar estrategias que refuercen sus actividades y que estimulen la colaboración con aquellas organizaciones relacionados con el cumplimiento de sus fines.

b. La AAMR buscará acuerdos con otras entidades sin comprometer su identidad y valores esenciales recogidos en sus Estatutos.

c. Cualquier colaboración realizada por la industria farmacéutica, ONG, donaciones privadas y/o estatales etc. para que pueda ser considerada como colaboración institucional de AAMR deberá contar con la previa y fehaciente aprobación de la Comisión Directiva de AAMR.

d. La AAMR participará en la gestión de cualquier colaboración a través del presidente, el tesorero y la CD.

e. La actividad desarrollada por la CD de la AAMR en cada colaboración, deberá realizarse con total independencia intelectual respecto de cualquier sugerencia o proposición recibida por la industria u otros patrocinadores o financiadores.

f. La AAMR no proporcionará apoyo institucional a las actividades privadas que no hayan cumplido con los todos los requisitos anteriores.

ARTÍCULO 2: INDEPENDENCIA

a. La AAMR dispondrá de las estructuras adecuadas para garantizar su autonomía e

independencia.

b. La AAMR no aceptará aportes económicos que condicionen el cumplimiento de sus objetivos, valores o principios o que pongan en peligro el cumplimiento de sus fines.

c. Los miembros de la Comisión Directiva, los miembros de las secciones, comités la Mediateca y los empleados de la AAMR deberán observar siempre los principios de actuación en el cumplimiento de sus responsabilidades, independientemente de intereses propios o ajenos.

d. Ningún miembro de la Comisión Directiva, ni coordinador de secciones de la AAMR, comisiones o de cualquier órgano ejecutivo de la Sociedad podrá mantener relaciones comerciales con la industria del tabaco y fabricantes de otros sistemas de liberación de nicotina u otros creados en el futuro para tal fin.

ARTÍCULO 3: Principios de Transparencia y cumplimiento

a. Todas las actividades realizadas en nombre de la Asociación quedarán como propiedad intelectual exclusiva de la AAMR, salvo previo y fehaciente acuerdo en contra adoptado por los órganos de gobierno, pudiendo ceder explícitamente los derechos de autor y la explotación de las actividades comerciales o de otra índole que se deriven. Esto abarca a las guías de práctica clínica, consensos, creación de grupos de trabajo, foros, comités científicos o cualquier otra actividad delegada por la Sociedad.

Estos principios alcanzan a los miembros de la CD, a todas las áreas de trabajo, a los de los comités asesores y demás cargos de AAMR, así como a todos los socios en quienes se delegue o encargue alguna actividad en nombre de AAMR.

b. La AAMR asume un conjunto de principios que expresan su compromiso en materia de gestión transparente. Los pilares que fundamentan su actuación son la responsabilidad societaria y la transparencia informativa.

c. Su conocimiento, difusión e implementación sirven de guía para la actuación de los miembros de la Comisión Directiva, los miembros de las distintas Áreas y comités, los empleados de AAMR y profesionales que integran y/o se relacionan con AAMR.

ARTÍCULO 4: CONDUCTAS Y COMPORTAMIENTOS QUE HAN DE SEGUIR LOS

MIEMBROS DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO

a. Los miembros de los órganos de gobierno han de participar activamente en las reuniones de los grupos societarios del que formen parte, a fin de que su criterio contribuya al enriquecimiento de puntos de vista que garantice una toma de decisiones suficientemente fundadas, así como desarrollar las tareas que le hayan sido asignadas. Concurrirán a las reuniones habiéndose preparado adecuadamente para las mismas e informándose adecuadamente sobre los temas por tratar.

b. Los miembros de la CD, coordinadores de secciones científicas y coordinadores de Comisiones han de observar en todo momento el cumplimiento de los Estatutos y reglamentos vigentes en la AAMR, o contrarios a la Ley y reglamentos aplicables a la entidad y a los acuerdos sometidos a debate.

c. Los miembros de la CD han de mantener en confidencialidad el secreto comisorio en cuantos datos e información reciban en el desempeño de su cargo y en relación con la Sociedad, no pudiendo hacer uso, directo o indirecto, de los mismos en orden a la consecución de un beneficio o ventaja particular.

d. Los miembros de la CD han de abstenerse de usar para uso propio y ajeno los bienes de la AAMR su uso será sancionado de acuerdo con el art.9 del Estatuto vigente en la Asociación. Tampoco deberán participar en las deliberaciones y votaciones de cualquier cuestión en las que pudieran tener un interés particular o surja cualquier situación de conflicto de intereses. Entendiéndose por conflicto de interés, a aquella situación en la que el juicio del individuo y la integridad de una acción tienden a estar indebidamente influidos por un interés secundario, de tipo generalmente económico o personal.

e. Los miembros de la CD deberán abstenerse de provocar gastos innecesarios en la gestión ordinaria y en la ejecución de inversiones de la Sociedad.

f. Los miembros de la CD deberán abstenerse de hacer uso particular de los bienes y derechos propios de la Sociedad.

g. Los miembros de los CD no podrán beneficiarse de las oportunidades de negocio que hayan conocido por razón de su cargo.

h. Ni los miembros de las distintas áreas de la AAMR ni personas vinculadas a ellos podrán dar ni aceptar regalos u obsequios, en el ejercicio de su cargo, de tal relevancia que sean susceptibles de constituir un conflicto de interés por afectar a la libertad e independencia con la que deben ejercer su cargo. Esta prohibición no será de aplicación cuando los obsequios o regalos sean de escaso valor económico; respondan a signos de cortesía habituales; o no estén prohibidos por la ley o las prácticas generalmente aceptadas en entidades de análoga naturaleza

i. En caso de que Los miembros de los órganos de gobierno tengan derecho a percibir una remuneración por el desempeño de una actividad distinta a la del cargo, la remuneración deberá quedar sujeta a los siguientes principios:

1. La misma no podrá ser superior, en ningún caso, a la que sea habitual o razonable, según las normas propias de los Colegios profesionales o las fijadas por el mercado.

2. En ningún caso podrán celebrarse contratos de prestación de servicios, por tiempo, remuneración o indemnización que comprometan a las futuras gestiones de la AAMR que deberán en caso de ser necesario presentarse ante la Asamblea general ordinaria para su aprobación.

3. El pago de los servicios se efectuará, en todo caso, una vez prestados los mismos o con la periodicidad previamente fijada y ya vencida.

ARTÍCULO 5: PRINCIPIOS RECTORES DEL EJERCICIO DE CUALQUIER CARGO EN UN ÓRGANO DE GOBIERNO

Todo integrante de la AAMR: CD, Coordinadores de secciones científicas y Coordinadores, integrantes de Comisiones y la Mediateca deberán al inicio de sus funciones hacer una declaración de conflicto de intereses. En el caso de que los cargos duren más de un año esta declaración será anual.

Se considerará falta grave el incumplimiento de este requisito en el ejercicio del cargo correspondiente. Está información estará a disposición de los asociados y en el caso de la CD estará a disposición en la página Web de la asociación.

Los cargos de la CD y Órgano de Fiscalización deberán ser "ad honoren", sin perjuicio de reintegrárseles los gastos en que necesariamente deban incurrir en el ejercicio de sus cargos o funciones.Los miembros de la CD y del Órgano de Fiscalización, tendrán el deber de informar a la mayor brevedad posible, a la totalidad de quienes integran ambos cuerpos, sobre cualquier hecho que pueda afectar el patrimonio o el prestigio de la AAMR.

En el cumplimiento de las obligaciones derivadas de su cargo y para que el mismo sea ejercido conforme las normas de conducta antes reseñadas, los miembros que desempeñen funciones ejecutivas deberán regirse por los siguientes principios:

a. Principio de integridad: supone la actuación leal, honrada, de buena fe, objetiva, alineada en todo momento con los fines de la Sociedad

b. Principio de prudencia: que conlleva la optimización de los recursos financieros propios para la consecución de los fines fundacionales y que en el ejercicio de su actividad no se podrá realizar cualquier tipo de inversión del patrimonio de AAMR que implique un riesgo para sus fines fundacionales.

c. Principio de no discriminación: requiere la no discriminación por razón de raza, color, nacionalidad, origen social, edad, sexo, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición personal, física o social de aquellas personas con las que se relacione.

d. Principio de transparencia: que garantiza la igualdad de oportunidades en el acceso a las actividades de la AAMR e implica el suministro de información clara sobre la procedencia de sus medios de financiación. También implica la exigencia de la aplicación del mismo ante las eventuales situaciones de conflictos de interés en la que se pueda encontrar, con carácter general, frente a los intereses de AAMR o, con carácter especial, respecto de la realización de una concreta actuación de la AAMR.

e. Principio de cumplimiento diligente y responsable de las obligaciones inherentes al cargo: lleva consigo la asistencia y suficiente preparación de las reuniones del órgano de gobierno.

f. Principio de buen funcionamiento de la CD, Secciones y Comisiones: que requiere que esté formado por un número de miembros que garantice un funcionamiento eficiente de la AAMR, a la vez que asegure la independencia de criterio de los miembros en la toma de decisiones.

g. Principio de legalidad: conforme el cual AAMR promoverá la consecución de sus fines en el marco del más estricto cumplimiento de la ley aplicable en cada momento y territorio.

h. Principio de independencia: impone actuar en todo momento con libertad de juicio, con lealtad a la Sociedad e independientemente de intereses propios o ajenos. En consecuencia, se abstendrán de primar sus propios intereses a expensas de los de la Sociedad.

i. Principio de abstención: implica la abstención en la toma de decisiones que puedan afectar a la Asociación en caso de que se encuentre en situación de conflicto de interés, ausentándose de las reuniones en que dichas decisiones se planteen y de acceder a información confidencial que afecte a dicho conflicto.

j. Principio de comunicación: Comporta la obligación de comunicar por escrito al presidente o al secretario de la Sociedad, de forma inmediata, las situaciones de conflicto de interés en las que pudiera estar incurso.

k. Principio de planificación y seguimiento de las concretas actividades desarrolladas, la CD aprobará y realizará el seguimiento de proyectos cuyos objetivos estén acordes a la consecución de los fines sociales. Asimismo, la CD articulará sistemas de control y seguimiento interno de las distintas actividades puestas en marcha.

ARTÍCULO 6: FACULTADES DE INFORMACION DE CUALQUIER CARGO EN LA AAMR

a. Los miembros activos se hallan investidos de las más amplias facultades para informarse sobre cualquier aspecto de AAMR en el ámbito de las funciones del que formen parte pudiendo examinar sus libros, registros, documentos y demás antecedentes de las actividades de la Sociedad, para inspeccionar todas sus instalaciones y para comunicarse con los empleados.

b. En particular, los miembros de la Comisión Directiva tendrán derecho a examinar las cuentas anuales, así como toda la documentación y antecedentes que sirve de soporte a la misma. El ejercicio de esta facultad no puede suponer una obstaculización injustificada del normal desarrollo de la Sociedad.

c. El ejercicio de las facultades anteriores se canalizarán previamente a través del secretario de la CD, que actuará en nombre del presidente.

ARTÍCULO 7: OTRAS PERSONAS

a. Ningún familiar, cónyuge o persona con la que se mantenga relación equivalente, podrá beneficiarse de la información que los miembros de los órganos de gobierno obtengan por razón de su cargo, ni podrá beneficiarse de los bienes y derechos de la Sociedad en condiciones distintas a las de un tercero.

b. Igual limitación se extenderá secretarios y personas que ejerzan tareas administrativas o afines en la Sociedad.

c. La AAMR no debe celebrar ningún tipo de contratación, con parientes directos de los miembros de la CD y del Órgano de fiscalización ,ni con sus conyugues o personas con las que se mantenga una relación equivalente.

ARTÍCULO 8: AAMR EN INTERNET Y REDES SOCIALES

a. La página web de AAMR es un instrumento esencial de la política de transparencia. A través de la misma, la AAMR informará sobre sus actividades y será un medio de divulgación de sus fines y principios.

b. Sin perjuicio de que la Comisión Directiva puede acordar en cada momento otras informaciones, la página web de la AAMR contendrá como mínimo:

1. Los Estatutos y Reglamentos de AAMR.

2. El Reglamento de transparencia de la AAMR.

3. La Política para la prevención de delitos y contra el fraude de AAMR.

4. Las memorias de sus actividades.

5. Asimismo, la AAMR hará sus mejores esfuerzos por mantener un contacto directo y constante con todos aquellos grupos científicos y sociales afines a su función y misión, a través de su participación en redes sociales.

ARTÍCULO 9: RELACIÓN CON EL ORGANO DE FISCALIZACION Y CONTROL

Son funciones del órgano de fiscalización según el Estatuto AAMR

a) Controlar permanentemente los libros y documentación contable respaldatoria de los asientos volcados, fiscalizando la administración, comprobando el estado de la caja y la existencia de los fondos, títulos y valores.

b) Asistir a las sesiones de la Comisión Directiva cuando lo estime conveniente, con voz y sin voto, no computándose su asistencia a los efectos del quórum.

c) Verificar el cumplimiento de los Estatutos y reglamentaciones.

d) Anualmente dictaminar sobre la Memoria, Inventario, Balance General y cuenta de gastos y recursos presentados por la Comisión Directiva a Asamblea Ordinaria al cierre del ejercicio.

e) Convocar a Asamblea Ordinaria cuando omitiere hacerlo la Comisión Directiva, previa fehaciente intimación a esta última por el término de (15) quince días de plazo.

f) Solicitar la convocatoria a Asamblea Extraordinaria cuando lo juzgue necesario, poniendo los antecedentes que fundamentan su pedido en conocimiento de la Dirección de las Personas Jurídicas, cuando se negare a acceder a ello la Comisión Directiva.

g) Convocar a Asamblea Extraordinaria cuando esta fuera solicitada infructuosamente a la Comisión Directiva por los Miembros, de acuerdo al procedimiento previsto en el último párrafo del artículo 28 del Estatuto.

h) Vigilar las operaciones de liquidación de la Asociación.

El Órgano de Fiscalización cuidará de ejercer sus funciones de modo que no entorpezca la regularidad de la administración social.

ARTÍCULO 10: CARGOS REMUNERADOS

a. La Comisión Directiva podrá acordar que algunos o todos sus miembros socios de AAMR que formen parte de los comités asesores o de algún comité o de cualquier otro órgano sean remunerados para compensar la dedicación a esos cargos.

b. La remuneración estará acorde con el grado de dedicación, deberá ser siempre aprobada de forma expresa y se fijará atendiendo los criterios que se establezcan en la Comisión de asuntos profesionales.

ARTÍCULO 11: ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE TRANSPARENCIA DE LA AAMR

a. La CD asume el compromiso de promover la actualización del presente Código con el fin de asegurar su adecuación a las circunstancias de la Sociedad y a la normativa vigente en cada momento.

b. Podrán proponer modificaciones de este Código, totales o parciales, cualquiera de los miembros de la Comisión Directiva. La propuesta deberá incluir el texto de la modificación y una memoria justificativa de la misma.

ARTÍCULO 12: VIGENCIA

El presente Código de transparencia ha sido aprobado por la CD AAMR en la reunión celebrada el 6 de marzo de 2021, entrando en vigor el mismo día y estará vigente en tanto no se aprueben modificaciones al misma potestad inherente a la Comisión Directiva en forma anual con la fundamentación de las mismas.